Vade mecum pour les employeurs face au COVID 19

A jour au 27/03/2020

La situation évoluant fortement depuis l'activation du stade 3  par le Gouvernement français afin d’endiguer l’épidémie de Coronavirus, il est fait état  ci-après des principales mesures à mettre en œuvre afin d’assurer la sécurité et la protection de la santé de votre personnel.

I. LES MESURES DE PREVENTION A ADOPTER

L’employeur étant susceptible d’engager sa responsabilité s’il n’a pas pris les mesures générales de prévention nécessaires et suffisantes pour éviter le risque, il doit, pour pouvoir mettre en place des actions de prévention, se tenir informé quotidiennement de l’épidémie et des consignes diffusées par le Gouvernement (https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus).
Au rang de ces différentes mesures, l’on retrouve les suivantes :

1. Informer les salariés des mesures d’hygiène à adopter :

• Se laver les mains très régulièrement
• Tousser ou éternuer dans son coude ou dans un mouchoir 
• Saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades
• Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter
• Eviter les rassemblements, limiter les déplacements et les contacts)

Cette information est faite par tout type de support (note de service diffusée par mail ou affichage, vidéo, intranet, etc…).
 

1. Eviter tous les déplacements professionnels dans la mesure du possible ;

Si les salariés sont en contact avec du public :

• Pour les contacts brefs : faire respecter les mesures dites « barrières » : cf encadré ci-dessus
• Pour les contacts prolongés et proches : compléter les mesures barrières par notamment l’installation de zones de courtoisie d’un mètre, nettoyage des surfaces avec un produit approprié.

Le CSE devra être consulté si les mesures prises entraînent une modification importante de l’organisation du travail (activité partielle, modification du document unique, mise en place du télétravail ). Toutefois, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires, si l’urgence l’exige, avant de consulter le CSE.

Le médecin du travail peut également être sollicité.

II. LES MESURES A PRENDRE EN CAS DE CONTAMINATION DE L’UN DE VOS SALARIES

En cas de contamination de l’un de ses salariés, l’employeur doit prendre les mesures suivantes :

• Equipement des personnes en charge du nettoyage des sols et des surfaces avec port d’une blouse à usage unique, gants de ménage ;
• Entretien des sols en privilégiant la procédure suivante :

Nettoyer les sols et les surfaces avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergeant ;
Rincer à l’eau les sols et les surfaces avec un autre bandeau de lavage à usage unique ;
Désinfecter les sols et les surfaces  avec de l’eau de javel diluée avec un bandeau de lavage à usage unique.

• Eliminer les déchets produits par la personne contaminée.

III. LES MESURES A PRENDRE EN CAS DE RISQUE SERIEUX DE CONTAMINATION

Ce cas de figure concerne les salariés présentant un risque sérieux d’être contaminé du fait notamment d’un séjour dans une zone de circulation active du virus.

Les mesures suivantes doivent être prises pendant les 14 jours qui suivent l’identification du risque :

• Aménager le poste (notamment en cas de contact du salarié avec le public) en privilégiant le télétravail ;
• Si le télétravail n’est pas possible :

Informer le salarié qu’il doit :
Eviter les lieux où se trouvent des personnes fragiles ;
Eviter tout déplacement ou réunion non indispensables (conférences, meetings, etc…) ;
Eviter les contacts rapprochés (canine, ascenseur, etc…)
Respecter les mesures habituelles d’hygiène, notamment se laver fréquemment les mains avec du savon ou les désinfecter avec une solution hydro-alcoolique ;
Surveiller sa température deux fois par jour ;
Surveiller l’apparition de symptômes d’infection respiratoire (fièvre, toux, difficultés respiratoires).

• Eventuellement, l’employeur peut déplacer les congés déjà posés par le salarié pour couvrir la période de 14 jours, compte tenu des circonstances exceptionnelles ;
• Eventuellement, l’employeur peut positionner les jours de RTT sur cette période de 14 jours ; ceci ne vaut que pour les seuls JRTT laissés à la disposition de l’employeur.

Lorsque le télétravail n’est pas compatible avec l’activité et/ou que le poste ne peut être aménagé pour limiter les contacts, l’employeur peut demander au salarié de ne pas se présenter sur son lieu de travail.

IV. LA GESTION DE L’ARRET DE TRAVAIL POUR LES SALARIES IDENTIFIES COMME CONTACT A HAUT RISQUE

Le salarié qui fait l’objet d’une mesure d’isolement, d’éviction ou de maintien à domicile peut se voir prescrire un arrêt de travail par un médecin de l’ARS et percevoir des indemnités journalières sans condition d’ouverture de droits et sans application du délai de carence.
L’employeur est informé, le cas échéant, par l’assurance maladie qui lui adresse l’arrêt de travail établi selon la procédure dérogatoire mise en place dans le cadre de la gestion de cette crise et l’employeur le déclare selon la procédure habituelle.
Le contrat de travail est suspendu et le salarié bénéficie des garanties légales et conventionnelles de maintien de salaire en complément des indemnités journalières.

Attention : Si le salarié ne bénéficie pas d’un arrêt de travail prescrit par l’ARS, l’employeur à l’origine de la mesure d’éviction doit rémunérer normalement son salarié comme s’il avait travaillé.

Extension du téléservice declare.ameli.fr aux personnes à risque élevé 
Le téléservice « declare.ameli.fr » initialement mis en service pour permettre aux employeurs de déclarer leurs salariés sans possibilité de télétravail et qui sont contraints de rester à domicile suite à la fermeture de l’établissement accueillant leur enfant est étendu, à compter du 18 mars 2020, aux personnes dont l’état de santé conduit à les considérer comme présentant un risque  de développer une forme sévère de Covid-19.

V. L’ARRET DE TRAVAIL POUR LE SALARIE GARDANT SON ENFANT

Hypothèse 1 : En cas d’enfant contaminé ou identifié comme cas contact à haut risque

• Privilégier dans la mesure du possible le télétravail ;
• Le salarié peut bénéficier d’un arrêt de travail. Dans ce cas, il doit prendre contact avec l’ARS qui va l’informer de la procédure à suivre pour obtenir un arrêt de travail établi selon la procédure dérogatoire.

Hypothèse 2 : En cas de fermeture d’établissement

• Privilégier le télétravail dans la mesure du possible ;
• Le salarié peut bénéficier d’un arrêt de travail pour la durée de fermeture de l’établissement ;
• Dans ce cas, l’employeur doit déclarer l’arrêt de travail sur le site internet dédié : https//www.declare.ameli.fr ;
• Le salarié de son côté doit adresser à son employeur une attestation dans laquelle il s’engage à être le seul parent qui demande le bénéfice d’un arrêt de travail pour garder l’enfant à domicile (cf. annexe) ;
• L’employeur envoie ensuite, selon la procédure habituelle, les éléments nécessaires au déclenchement des indemnités journalières de sécurité sociale.

VI. LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le télétravail peut être mis en œuvre lorsque l’aménagement du poste de travail est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
Si habituellement cette modalité d’organisation du travail requiert l’accord du salarié, l’employeur peut, en cas de circonstances exceptionnelles et notamment de menace d’épidémie, mettre en œuvre le télétravail, sans l’accord du salarié.
Aucun formalisme particulier n’est à respecter pour sa mise en place au sein de l’entreprise en cas de risque épidémique (application de l’article L. 1222-11 du code du travail).

VII. LE SALARIE PEUT-IL FAIRE VALOIR SON DROIT DE RETRAIT ?

Le droit de retrait consiste pour les salariés à se retirer d’une situation de travail dont il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé.
Dans ce cas, aucune sanction ni retenue sur salaire ne peuvent être prises à l’encontre du salarié ayant exercé son droit de retrait.

Dès lors que l’employeur a pris les mesures de prévention et de protection nécessaires à préserver la santé de ses salariés, l’exercice du droit de retrait par les salariés doit demeurer exceptionnel.
Ainsi, si l’employeur a suivi les recommandations gouvernementales et préconisations sanitaires propres au coronavirus, le droit de retrait du salarié pourrait ne pas être considérer comme légitime auquel cas l’employeur pourra opérer une retenue sur salaire et sanctionner disciplinairement le salarié.

VIII. LA MISE EN ŒUVRE DE L’ACTIVITE PARTIELLE

La Ministre du travail a annoncé le 13 mars 2020 que les entreprises ayant recours à l’activité partielle dans le contexte actuel bénéficieront d’un remboursement intégral des allocations d’activités partielles qu’elles auront versées.

Pour pouvoir recourir à l’activité partielle, les entreprises doivent déposer leur demande, avant le placement effectif des salariés en activité partielle, sur le portail dédié :
https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/aparts/

Si la demande en amont s’est avérée impossible, elle doit être déposée dans un délai raisonnable (dans les 48 heures du placement des salariés en activité partielle).

Actualisation
Pour faire face à la saturation du site sur lequel doivent être faites les demande d’autorisation de mise en activité partielle, le ministère du Travail a décidé de laisser un délai de 30 jours aux entreprises comme en cas de sinistre ou d’intempéries. Le décret confirmant l'ensemble des mesures prises pour aménager la procédure et l'indemnisation du chômage partiel a été publié le 25 mars. 100% des indemnisations versées aux salariés par les entreprises sont remboursées par l'Etat, dans la limite de 4,5 Smic.

Pour plus d'informations sur les entreprises et salariés éligibles à l'activité partielle (anciennement chômage partiel) et la procédure, voir le besoin activité partielle (lien ci-dessous).

XIX. LOI D'URGENCE ET EPARGNE SALARIALE

Comme prévu par la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 du 23 mars 2020, l’ordonnance n°2020-322 du 25 mars 2020 parue le 26 mars 2020 au JO, modifie, à titre exceptionnel, la date limite de versement des sommes dues au titre de l’intéressement et de la participation.

Date limite habituelle : le dernier jour du 5e mois suivant la clôture de l’exercice
Les sommes issues de la participation et de l’intéressement doivent en principe être versées aux bénéficiaires ou affectées sur un plan d’épargne salariale ou un compte courant bloqué au plus tard le dernier jour du cinquième mois suivant la clôture de l’exercice de l’entreprise au titre duquel ces sommes sont calculées (soit le 31 mai pour les entreprises dont l’exercice comptable est clôturé au 31 décembre).
Le non-respect de ce délai est sanctionné par l’application d’un intérêt de retard égal à 1,33 fois le taux moyen de rendement des obligations des sociétés privées.

Une date limite reportée au 31 décembre 2020
L’ordonnance adapte cette date limite afin de permettre aux établissements teneurs de compte de l’épargne salariale, et aux entreprises dont ils sont les délégataires, de ne pas être pénalisés par les effets de l’épidémie.
Ainsi, l’ordonnance reporte au 31 décembre 2020 la date limite de versement aux bénéficiaires ou d’affectation sur un plan d’épargne salariale ou un compte courant bloqué des sommes attribuées en 2020 au titre d’un régime d’intéressement ou de participation.

RAPPEL
Comment sont prises en compte les heures chômées, en cas d’activité partielle, pour le calcul de la prime d’intéressement ou de participation ?
En vertu des dispositions de l’article R 5122-11 du Code du travail, en cas de répartition de l’intéressement ou de la participation proportionnelle à la durée de présence, les heures chômées en raison de l’activité partielle sont assimilées à du temps de travail effectif.
En cas de répartition proportionnelle au salaire, les salaires à prendre en compte pour ces heures chômées sont ceux que le salarié aurait perçus s’il n’avait pas été placé en activité partielle.

EN CONCLUSION : le placement en activité partielle n’a pas d’incidence sur le calcul de la prime d’intéressement ou de participation.

X. Liens utiles

Retrouvez le détail des procédures et mesures applicables concernant l'activité partielle dans le besoin Activité partielle
Pour suivre l’évolution des consignes, mesures conservatoires : https://www.gouvernment.fr/info-coronavirus
Pour suivre l’évolution de l’épidémie : https://www.ars.sante.fr
Pour consulter le Questions-Réponses du gouvernement : https://www.travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/coronavirus-questions-reponses-entreprises-salaries
 

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